Oggi voglio parlarti di un problema che sicuramente affligge anche te.

Hai presente quando vorresti fare tante cose ma credi di non trovare il tempo di farle?

Per prima cosa posso tranquillizzarti dicendoti che è un problema che affligge tutti, perché fa parte integrante della caotica e congestionata vita d’azienda che si vive oggi.

Ti è mai successo di pensare di dover fare delle cose importanti, che aiutino lo svolgimento del tuo lavoro, ma alla fine vieni rapito sempre dalle stesse incombenze che ti distraggono?

Alla fine cosa fai?

A parte sentirti in colpa e sempre più frustrato da questa situazione, sei costretto a rimandare di ora in ora, di giorno in giorno e alla fine i mesi passano, il problema non lo hai risolto e quello che dovevi fare non lo hai più fatto. Anzi, alla fine te ne sei persino dimenticato!

E’ gravissimo, lo sai vero?! Perché tutto ciò che trascuri si accumula!!

Ti racconto la storia di un mio cliente, che per discrezione chiamerò Luca, titolare di una piccola impresa della mia zona, che, nonostante la sua buona volontà, resta prigioniero delle sue stesse cattive abitudini.

Mi ripete sempre: “No, questa cosa che mi proponi non possiamo farla, perché non ho tempo! Non lo vedi come sono impegnato dalla mattina alla sera?! Devo fare tutto io in questa azienda, perché nessuno fa bene il proprio lavoro e, siccome non mi fido di nessuno, devo ricontrollare sempre tutto!”

 

E’ capitato anche a te di dire queste stesse cose ai tuoi collaboratori, vero?!

Ora non so te, ma Luca credo non si renda conto di quanto sia sbagliato tutto il suo approccio con la gestione dei ruoli, delle mansioni, delle priorità. Altrimenti sono certo farebbe qualcosa di concreto per cercare di uscir fuori dalla sua “ruota del criceto”.

Credimi, so bene di cosa parlo, perché anch’io ero così qualche anno fa, quando cercavo di gestire in questo modo sbagliato la mia prima azienda. Lo siamo tutti probabilmente, prima di iniziare a capire davvero come devono andare le cose.

Quando gestivo il mio winebar, non sapevo cosa fosse la formazione, cosa fosse la DELEGA, cosa fosse il CONTROLLO.

Seguivo i miei collaboratori come un’ombra, spiegavo loro le cose in maniera molto veloce e li riempivo di nozioni, anziché assicurarmi che avessero imparato bene ciò che avevo spiegato, prima di aggiungere altre informazioni.

In pratica li INGOLFAVO.

Ero sempre ricoperto da urgenze, scappavo da una parte all’altra come se fossi un pony express non retribuito.

Ero maledettamente disorganizzato, mi dimenticavo tutto. Dalla chiave della macchina, al cellulare, al documento che serviva per l’operazione in banca.

La mente non era addestrata a muoversi per PRIORITA’.

Si muoveva per URGENZE.

Nulla di più sbagliato!

E, mentre ero in giro impantanato nella burocrazia  italiana, pensavo: “Speriamo che al locale vada tutto bene e che non mi combinino qualche altro guaio”.

Hai idea di quanto possa distrarti un pensiero del genere?

RUBA tantissima della tua energia!

Rischi di vivere senza prestare mai la giusta attenzione a ciò che fai, focalizzandoti, invece, su ciò che fanno gli altri.

A farmi meritare la tessera onoraria per il “Club degli Inetti” fu il non avere idea di cosa fosse un’agenda aggiornata e che funzionasse. Oggi non riesco più a stare senza, anche se utilizzo quella digitale sul mio smartphone, perché mi aiuta molto avere un avviso sonoro.

 

Durante la giornata mi segno tutto ciò che devo fare, prima di dimenticarmene, spesso anche interrompendo qualsiasi cosa io stia facendo.

Di la verità, tutto ciò ti è familiare, vero?

L’altro giorno, Luca mi ripete per l’ennesima volta che il magazziniere ne ha combinata un’altra delle sue e che, quindi, deve rivedere lui l’inserimento delle merci nel database.

DI NUOVO non riusciamo a parlare dello sviluppo e del miglioramento dell’operatività della sua azienda.

Mi dispiace per lui, ma continuare a rimandare quello che può aiutare a semplificare il lavoro ed avere più tempo per le cose alle quali un imprenditore di successo dovrebbe pensare, non fa altro che rubare ancora più tempo e rallentare quel processo di miglioramento aziendale che, oggi più che mai, è a dir poco fondamentale!

E allora, cosa devi fare per non fare gli stessi errori di Luca?

Il segreto è modificare il tuo approccio con le RISORSE UMANE della tua azienda.

Istruisci i tuoi collaboratori e dipendenti a muoversi meglio, per liberarti da rogne e controlli.

“Eh, la fai facile tu!”, mi dirai…

Eppure, credimi, è più facile a farsi che a dirsi.

Certo, ti ci vorrà un po’ di tempo, non ho mica detto che il problema si risolve da solo e velocemente.

La cosa che non sai è che NON HAI ALTRA SCELTA, se vuoi fare le cose per bene.

Siccome sono sicuro che è proprio quello che vuoi, allora possiamo iniziare, ma ti avviso, sarò un po’ più crudo e diretto, ti dirò le cose come stanno, perché ne va del tuo successo!

Ecco, quindi, ciò che DOVRAI fare:

Tutti i titolari d’azienda, piccola o grossa che sia, hanno a che fare con persone che collaborano con loro a mandare avanti la “baracca”, nel bene e nel male.

 

Ora, visto che non te li hanno portati i “Re Magi” in dono, ma si presuppone che li abbia selezionati e assunti tu, se te ne lamenti, due sono le cose:

– Non avevi TEMPO di cercare di meglio.

– Sei un pessimo “selezionatore”. Diciamo che per te, la gestione delle risorse umane (competenza fondamentale se vuoi gestire con successo un’azienda) resta ancora celata dietro un alone di mistero.

In entrambi i casi, credo che si possa dire che:

“L’IMPUTATO, RISULTA COLPEVOLE DI TUTTI I CAPI D’ACCUSA, VOSTRO ONORE!”

 

Perdonami, sono un grande appassionato di polizieschi e legal story e, soprattutto, questa frase rende bene l’idea di chi sono TUTTE le responsabilità!

Ora, perciò, sei davanti ad un bivio. Puoi licenziarli, se ritieni che effettivamente non siano all’altezza, oppure, cosa umanamente più indicata, puoi FORMARLI!

Alt! Fermi tutti! So cosa stai pensando!

Lo so che le cose le avrai già ripetute mille volte e che, secondo te, sono loro che non le capiscono. Ma, purtroppo, mi spiace deluderti, la realtà è che:

SPIEGARE RIPETUTAMENTE LE COSE NON E’ UNA FORMAZIONE AZIENDALE CHE SI POSSA DEFINIRE PROFESSIONALE!

Chiaro?

Bene. Assodato questo, ti spiego qual è la procedura più efficace per la crescita professionale dei tuoi dipendenti e collaboratori:

Punto PRIMO: 

METTI IN PREVENTIVO DI DOVERGLI DEDICARE DEL TEMPO e, se non ce l’hai, TROVALO, perché è FONDAMENTALE! Non solo è una tua responsabilità, ma se i dipendenti di un’azienda lavorano bene, l’azienda stessa cresce di conseguenza.

Punto SECONDO: 

PARLA CON LORO. Fissa dei veri e propri colloqui, fatti raccontare tutto ciò che pensano dell’azienda, cosa secondo loro funziona BENE e SOPRATTUTTO cosa NON funziona.

LO SAI BENE ANCHE TU CHE LE CRITICHE SONO LE INFORMAZIONI CHE TROVERAI PIU’ COSTRUTTIVE.

(Mi raccomando, non giudicarli o punirli, perché ti stanno aiutando a migliorare i TUOI risultati aziendali, risolvendo quei problemi che TU non puoi vedere, perché sei super mega impegnato).

Se vuoi, aiutati con un questionario.

Punto TERZO: 

Chiedi loro se vivono bene il ruolo che ricoprono o se vorrebbero averne uno più indicato per le loro capacità e competenze. Magari non ti sei accorto che potrebbero essere più utili e congeniali al servizio di altre cose.

Ti sembrano delle forzature, vero?!

Ti capisco, ma trova il modo di superare quest’imbarazzo perché qui stiamo parlando anche della vita e delle soddisfazioni dei tuoi collaboratori.

Ricordati che sono loro l’anima e il motore della tua azienda, NON TU!

Il successo della tua azienda dipende molto dai tuoi dipendenti.

Inoltre, le persone capaci, competenti e visionarie sono davvero RARE da trovare e, se tu sei stato uno dei pochi ad avere questa fortuna, tieniteli stretti!

Punto QUARTO: 

Una volta che hai capito quale ruolo devono ricoprire, seguili e spiega passo passo tutto ciò che devono fare.

Ma, soprattutto, dovrai essere TU a mostrarglielo in prima persona, almeno per le prime 2/3 volte.

Fai svolgere loro dei piccoli passi di ogni iter lavorativo e spiega qualcosa di nuovo SOLO DOPO che hanno imparato a memoria, e senza sbagliare, ciò che gli hai spiegato.

Non avere fretta, altrimenti sarai costretto a ritornare sui tuoi passi e a ripetere l’operazione più volte, perché si, SBAGLIERANNO DI NUOVO.

Ricordi il proverbio della gatta frettolosa? 😉

Se invece, com’è normale che sia, non sei un esperto in tutti i reparti della tua azienda, aiutati facendoti affiancare da un consulente strategico che sappia come muoversi in ogni campo.

Punto QUINTO: 

Fai scrivere ad ognuno di loro il proprio MANUALE OPERATIVO dei compiti da svolgere ogni giorno, analizzalo, correggilo se è il caso, e fattelo firmare, a dimostrazione che hanno capito ed imparato ciò che devono fare.

Questo servirà per due motivi:

1. Non avranno più scuse del tipo: “Questa cosa non la sapevo, non la ricordavo, non me lo hai mai spiegato” e, quindi, potranno essere punibili o, nella peggiore delle ipotesi, se persevereranno nell’errore, licenziabili.

2. Se la tua azienda cresce e ha bisogno di più personale, nel momento in cui arriva un nuovo collaboratore a supporto di chi c’era prima, potrai chiedere al tuo Responsabile di reparto, FIDATO e ormai PREPARATO, di formare i nuovi arrivati, aiutandosi con il manuale operativo che avete scritto insieme e che il nuovo arrivato dovrà studiare e fare suo.

Ti sembra per caso ciò che facevi prima?

Non credo! Ora potrai davvero fidarti di chi ti sta intorno.

Cosa comporta tutto questo?

HAI LIBERATO IL TUO TEMPO!!!

HAI FINALMENTE CREATO UN’AZIENDA CHE VIAGGIA DA SOLA.

Non sarai più costretto a dedicare tantissimo tempo per rivedere il lavoro dei tuoi collaboratori o, peggio ancora, farlo tu al posto loro, perché ti basteranno solo pochi minuti per una supervisione di massima.

Non sarai più costretto a rinunciare a qualcosa di MOOOOLTO più importante come formarti, crescere, capire e migliorare le dinamiche aziendali, perché da oggi il TEMPO LO HAI!

Ti lascio con un concetto che nel mio caso ha fatto una grande differenza.

Chi dice “Il tempo è denaro” non ha capito nulla!

C’è un’immensa differenza tra il tempo e il denaro. Tanto immensa quanto semplice:

IL DENARO LO PUOI PERDERE E RIFARE TUTTE LE VOLTE CHE VUOI, sempre che tu ne sia capace, ma IL TEMPO, UNA VOLTA TRASCORSO, NON RITORNA MAI PIU’!

Lavora costantemente alla ricerca di tutte quelle attività e quelle informazioni che migliorano la gestione del tuo tempo.

Lascia che la tua famiglia ed i tuoi amici godano della tua presenza, non solo durante le feste comandate ed il weekend.

Regalati qualche ora in più di relax, te ne sarai enormemente grato!

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Buon LAVORO.

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